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NEIN zu HTML in E-Mails

Zu den Freuden der modernen Internet-Kommunikation gehören E-Mails. Problemlos, schnell, preiswert und unkompliziert lassen sich Informationen austauschen. Zum Beispiel so:

Subject: Aenderung meiner Web-Adresse
Hallo Webmaster,
ich habe endlich eine eigene Domain registriert.
Die neue Adresse lautet:
http://www.neuedomain.de/
Viele Grüße,
Ralle
--
Tipps und Tricks für die eigene Website
NEU: http://www.neuedomain.de/

Ein aussagekräftiges Subject [=> Betreff], die Fakten (mit klickbaren Links), informative Signatur, fertig – 1 Kilobyte.

D o c h   H A L T !
Es geht auch langsam, teuer und kompliziert! Zum Beispiel so:

Subject: Wichtige Mitteilung!!!
So soll die 'wichtige Mitteilung' aussehen (neues Fenster)

A b e r
So sieht die „wichtige Mitteilung” aus (neues Fenster),
wenn sie bei mir gelandet ist. Man beachte die elegante Formatierung, speziell die raffinierten Abstände zwischen den einzelnen Textblöcken. Und natürlich die vielen copy'n'paste-fähigen Links.
Mit dieser schwer lesbaren Textmail habe ich keine aussagekräftige Betreffzeile, keine klickbaren Links, aber zusätzlich diverse redundante Attachments [=>angehängte Dateien], nämlich eine 'Message.htm' und diverse Bilder sowie eine nutzlose Mega-Signatur – 50(!) Kilobyte. Recht herzlichen Dank!

Ob diese Mail gleich ungelesen in die Tonne wandert bzw. schon auf dem Server verbrannt wird, hängt immer von meiner Tagesform ab. Ein Betreff ohne Aussage und ein „neutraler” Absender wie QXZ123@gmx.net verschlechtern diese Tagesform grundsätzlich.

Nur mal so als Grundlage zum Nachdenken -
mein durchschnittliches E-Mail-Aufkommen pro Tag liegt bei 200 Stück.
Die durchschnittliche Text-Mail ist 2 Kb groß.
Die durchschnittliche HTML-Mail ist 35 Kb groß.

Würde mir nun jedermann HTML-Müll, pardon, HTML-Mail senden, müsste ich täglich statt der erforderlichen 400 Kb satte 7 Mb an E-Mails herunterladen! Sechseinhalb Megabyte unnützes Zeug, das meine Zeit und mein Geld verschwendet!

Fazit

Wie immer liegt die Realität natürlich irgendwo zwischen diesen Extremen – aber die Tendenz zu gedankenlos-aufwändiger HTML-Mail ist steigend, nicht zuletzt durch den unkritischen Einsatz von schlechter E-Mail-Software und/oder dem mangelnden Willen, sich mit den technischen Bedingungen dieses Mediums auseinanderzusetzen.
Statt peppiger HTML-Formatierung sollte man lieber ein wenig Zeit und Gedanken dafür aufwenden, dass eine E-Mail vernünftig 'rüberkommt. Viele der folgenden Punkte setzen korrekte Einstellungen des Mailclients voraus – dabei hilft ein Blick ins Handbuch, die Recherche im Internet (Support, Foren etc.) oder das Nachfragen bei hilfsbereiten Netizens.

Kurzfassung der wichtigsten E-Mail-Vereinbarungen

  • Kein HTML – siehe obige Ausführungen;
  • aussagekräftiges Subject – damit ich auf den ersten Blick erkennen kann, worum es geht; Umlaute und sonstige Sonderzeichen vermeiden; keine Romane verfassen (max. 80 Zeichen);
  • Thread-Disziplin – bei direktem 'Antworten' [=> 'Reply'] das Subject beibehalten; bei neuen Themen eine 'Neue Mail' [=> 'New Mail'] mit neuem Subject verfassen; [Thread => „Gesprächsfaden” => alle Nachrichten, die zu einem bestimmten 'Subject:' gehören];
  • Mailclient auf 'Re:' einstellen – dieses Standard-Kürzel kennzeichnet eine Nachricht als Antwort auf eine vorhergehende Nachricht und sollte nur einmal in der Subject-Zeile vorkommen. Konstrukte wie zum Beispiel 'Re: AW: Re: WG: Re:' sind zu vermeiden. Ein sauberes Subject ist enorm wichtig für die Übersicht und eventuelle automatische Sortier-Funktionen. Es ist nicht zuviel verlangt, die Betreffzeile notfalls 'von Hand' zu bereinigen;
  • korrekte Quoting-Symbole – ein einfaches > [=> spitzeKlammerLeerstelle] genügt; [Quote => Zitat];
  • keine Fullquotes – diese sind i.d.R. überflüssig. Am schlimmsten sind sogenannte TOFU [=> Text Oben, Fullquote Unten], d.h. oben steht die eigentliche Nachricht und unten hängt noch einmal alles aus der Ursprungs-Mail (oder gar dem kompletten Thread), inklusive Signatur(en) und eventuellem Werbefooter;
  • vernünftige Zeilenlänge – max. 72 Zeichen;
  • korrekter Zeichensatz (ISO-8859-15) – damit auch Umlaute und sonstige Sonderzeichen korrekt dargestellt werden. Hierbei sollte man beachten, dass manche Mailclients den Zeichensatz der Mail übernehmen, auf die man gerade antwortet;
    [Hinweis: nur ISO-8859-15 enthält tatsächlich das Euro-Symbol „€”. Unter Windows wird der Euro aber auch mit ISO-8859-1 dargestellt; im Zweifelsfall EUR nutzen];
  • Web-Adressen immer mit dem Prefix „http://...” – damit sie auf jeden Fall klickbar sind;
  • lesbare, strukturierte Texte – zum Beispiel mal eine Überschrift oder einen Absatz eingeben;
  • brauchbare Rechtschreibung – dazu gehören auch Groß- und Kleinschreibung;
  • korrekte Signatur – maximal 4 Zeilen, mit einem vorgestellten Trenner, bestehend aus
    -- /n [=> MinusMinusLeerstelleZeilenumbruch];
  • Realnamen verwenden – die Netiquette verlangt nach Ihrem echten Namen im Absenderfeld. Vor allem im offiziellen oder geschäftlichen Schriftverkehr sollte dies eine Selbstverständlichkeit sein.

Und wenn man schon ungefragt Attachments verschickt (was ja nicht grundsätzlich 'verboten' ist), sollte man sich auch darüber ein paar Gedanken machen:

  • Keine ausführbaren Dateien (*.EXE, *.SCR) anhängen – das lässt normalerweise sämtliche Alarmglocken schrillen und wird konsequent entsorgt. Bei Bedarf vorher mit dem Gegenüber vereinbaren;
  • statt *.DOCs lieber *.RTFs – sind kleiner und sicherer (keine Makro-Ausführung);
  • keine aufgeblasenen *.TIFFs oder *.BMPs – sondern komprimierte *.GIFs oder *.JPGs;
  • keine *.VCFs – sogenannte 'Visitenkarten';
  • keine multiplen Files – sondern ZIP-Archive;
  • ab einer gewissen Größenordnung (>500 Kb) – lieber einen Link zum Download. Schlecht komprimierte Bilder oder überformatierte Word-Dokumente mag man noch als „Kleinigkeit” abtun – angehängte PDF-Dateien oder Film-Clips mit 20 Mb (alles schon vorgekommen) sind jedoch eine absolute Unverschämtheit!

Neben diesen Formalien sollte man natürlich auch die rein zwischenmenschlichen Regeln berücksichtigen. Dazu gehören u.a. ein freundlicher und rücksichtsvoller Ton, eine persönliche Anrede sowie das Vermeiden von Profanitäten und Flames [=> aggressive „Anmache”]. Nützliche Hinweise dazu liefert die Netiquette.

Selbstverständlich gibt es noch weitere Aspekte, der gegen den Einsatz von HTML in E-Mails sprechen – zum Beispiel Sicherheitsbedenken. Da HTML-Mails im Grunde genommen HTML-Dokumente sind, können sie zum Beispiel JavaScripte enthalten, die bestimmte PlugIns aufrufen oder noch schlimmeren Unsinn anstellen können.


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